Umweltamt eines niedersächsischen Landkreises | Organisationsuntersuchung mit Prozessoptimierung und fortschreibungsfähiger Stellenbemessung

Das zu unterstützende Amt war für die Aufgaben Boden-, Gewässer- und Naturschutz zuständig – gekennzeichnet von fachlich anspruchsvollen Einzelfragen mit hohem Ermessensanteil. Prozess- und Erfüllungsdefizite waren zu dominierenden Themen geworden, die erhebliche Auswirkungen über das Amt hinaus hatten.

Lösung der Vollzugsdefizite, insbesondere Überwachungspflichten

In allen Sachgebieten bestanden unterschiedlich stark ausgeprägte Vollzugsdefizite. Besonders im Bereich der Kontrollen kam das Umweltamt seinen Überwachungspflichten nicht vollständig nach. Dies ist auch in anderen Kommunen gängige Praxis, darf jedoch nicht als Standard akzeptiert werden. Hier galt es, ein risikoorientiertes Konzept zur Abarbeitung von Vollzugsdefiziten und Rückständen zu erstellen. Der temporäre bzw. dauerhafte Stellenbedarf wurde auf Basis von mittleren Kontrollzeiten und Bearbeitungszeiten für die Stellenbemessung abgeschätzt. Hier wurden wichtige Grundlagen für spätere Stellenbewertungen (Aufgaben- und Tätigkeitskataloge inkl. Stellenanteile) erstellt, die im Weiteren auch für Stellenbewertungen herangezogen werden können.

Digitalisierung und Optimierung der Arbeitsprozesse

Die Digitalisierung war ein wesentlicher Schwerpunkt. Der Landkreis hatte bereits gute Grundlagen für die Organisation eines digitalen Posteingangs und -ausgangs gelegt. Die Anbindung des Umweltamtes an diese Systeme wird einen bedeutenden Digitalisierungsschub ergeben: Unterlagen werden künftig weitestgehend digital verfügbar sein. Gleichwohl bleibt ein hoher Ermessensanteil bei der Bearbeitung. In Bereichen wie der Bewertung komplexer Karten kann Digitalisierung die fachliche Arbeit aktuell nur unterstützen, sie aber keinesfalls ersetzen.

Handlungsbedarf bestand bei der Nutzung der Fachverfahren, die bislang vernachlässigt wurden. Dazu wurden Prozesse und Abläufe klar definiert und Vorlagen in das System eingespielt.

Ergebnis: Prozesse und Stellenbedarf

Im Ergebnis wurden die Prozessabläufe erarbeitet und ein zusammenfassender Überblick über alle durch den Fachbereich zu erledigenden Aufgaben erstellt. Indem auch bisweilen unerledigte Aufgaben oder Aufgaben mit Vollzugsdefiziten im Stellen-Soll erfasst wurden, konnte ein Standard für die komplexen und nicht immer per Fallzahlen erfassbaren Aufgaben abgebildet werden.

Wir danken allen Mitarbeitenden für die fachliche und absolut konstruktive Zusammenarbeit.

Beratungsschwerpunkt

Organisationsberatung für den öffentlichen Sektor wie unter anderem die Neuausrichtung von Jugendhilfe, Sozialhilfe, Schule und Bildungswesen mit Betrachtung von Organisation, Mitteleinsatz und Stellenausstattungen.

Team

Das Team für Organisationsberatung und Jugend/Soziales besteht neben Peter Jagnow aus Astrid Schrader und Patricia Knabenschuh und wird bei Bedarf um weitere Fachberater erweitert.

Referenzen

Typische Projektfragestellungen wie z.B. "Kreisfreie Stadt evaluiert Angebote der freien Sozial- und Jugendhilfe" oder "Großstadt optimiert Kostensatzverhandlungen" finden Sie in unseren Referenzen.