Die Ausgangslage
Ob es nun Überlastungsanzeigen sind, Haushaltssanierungsdruck oder eine routinemäßige Überprüfung der eigenen Arbeitsweise: Organisationsuntersuchungen können viele Beweggründe haben.
Die typischen Bausteine einer Organisationsuntersuchung sind:
- Personalbedarfsbemessung/ Personalentwicklungskonzepte
- Prozessoptimierung (Digitalisierung) und Aufgabenkritik
- Betrachtung der Aufbauorganisation
Wie wir unterstützen können
In unseren Projekten unterstützen wir alle Fachbereiche von Kommunen jeder Größenordnung, von Ministerien oder freien Trägen/ Einrichtungen/ Eigenbetrieben. Zur Sicherstellung einer hohen Fachlichkeit ziehen wir vielfach erfahrene Verwaltungsangestellte hinzu. Dies erlaubt es uns, nicht allein Organisatoren-Know-How, sondern auch Fachexpertise in ein Projekt einzubringen.
Personalbedarfsbemessung/ Personalentwicklungskonzepte
- In diesem am häufigsten nachgefragten Baustein ermitteln wir einen für die Aufgabenwahrnehmung sachgerechten Personalbedarf.
- Dies geschieht auf Basis von mittleren Bearbeitungszeiten oder Kennzahlen. Kernbestandteil ist jedoch die Berücksichtigung örtlicher Fallzahlen, Standards und Zielstellungen. Diese können in den Bereichen Schule, Gesundheit, Hoch-und Tiefbau, Straßen und Verkehr, Veterinärwesen oder der Allgemeinen Ordnungsverwaltung ganz unterschiedlich sein.
- Unsere Stellenbemessungen sind stets fortschreibungsfähig. Aufgabenkatalog, Fallzahlen etc. werden in bearbeitbarer Form überreicht. Die Berechnungen können in den Folgejahren angepasst werden.
- Bei Bedarf kann auch ein inhaltliches Personalentwicklungskonzept erarbeitet werden.
Personalbedarfsbemessungen – Projektbeispiele
- Ordnungsbehörde: Einrichtung eines kommunalen Ordnungsdienstes in einer kleinen Stadt, welcher sämtliche Vollzugsaufgaben mit Außendienst von Vollstreckung bis Parkraumüberwachung bündelt
- Sozialverwaltung: Errechnung eines angemessenen Soll-Personalbedarfes für neue Aufgaben infolge von Gesetzesreformen (hier: KJSG/ BTHG)
- Asyl und Ausländerbehörde: Berechnung der Stellenausstattung nach Bewältigung der Flüchtlingskrise/ Abwendung von Überlastungssituationen
Prozessoptimierung und Aufgabenkritik
Während eine Personalbedarfsbemessung auf „Wieviel?“ schaut, betrachtet die Optimierung der Ablauforganisation das „Wie?“. Im Rahmen von Prozessoptimierungsworkshops identifizieren wir Ist- und Soll-Prozesse. Wir diskutieren die Stärken und Schwächen – z.B. der IT, von Abzeichnungsprozessen, der Struktur interner Meetings oder von Rechnungsläufen. Betrachtet werden dabei auch Möglichkeiten der Bündelung oder Verlagerung von Aufgaben – z.B. an Eigenbetriebe, freie Träger, externe Anbieter oder im Rahmen interkommunaler Zusammenarbeit.
Prozessoptimierungen und Aufgabenkritik – Projektbeispiele
- Schülerbeförderung: Neuordnung der Schnittstelle zu öffentlichen Verkehrsunternehmen im Rahmen der E-Ticketvergabe
- Sportförderung: Reorganisation der Arbeitsschritte bei der Vergabe von Investitionsfördermitteln
- Kämmerei: Vorbereitung der Umstellung auf Doppelhaushalt mit Schaffung der entsprechenden Voraussetzungen durch die Politik z.B. Anpassungen von Satzungen und Planungsprozessen
- Bauantragswesen: Einführung „online Bauantrag“/ digitale Bauakte und Verlagerung/ Fremdvergabe von Einzelaufgaben
Betrachtung der Aufbauorganisation
Historisch gewachsene Strukturen gibt es vielerorts. Neueinstellungen oder Gesetzesreformen zwingen häufig zur Umorganisation. Maßgeblich sollten dabei jedoch möglichst weniger die handelnden Personen, sondern die Bündelung von Aufgaben mit Sachzusammenhang, sachgerechte Leitungsspannen und eine optimale Anzahl horizontaler bzw. vertikaler Organisationsebenen sein. Zwar ist dies nicht immer einfach zu bewerkstelligen, ein neutraler Blick von außen versachlicht die internen Diskussionen jedoch in der Regel.
Prozessoptimierungen und Aufgabenkritik – Projektbeispiele
- Bauordnung: Organisatorische Neuausrichtung der Bauordnung in einem Stadtstaat unter Bündelung von Steuerungskompetenzen im Dreieck mit Bauaufsicht und Stadtplanung
- Schule: Neuorganisation eines Fachbereiches Schule durch Zusammenfassung von Kleinstaufgaben, die historisch bedingt immer wieder auf verschiedenste Mitarbeitende aufgeteilt und langfristig zur fachlichen Zersplitterung des Amtes führten
- Gesamtverwaltung: Zusammenführung von noch getrennten Aufgabenbereichen nach einer freiwilligen Verwaltungsfusion