Die Ausgangslage
Dass Jugendämter nicht zu den Ämtern der Kommunalverwaltung, in denen die Dinge “nach Plan laufen” gehören, erwartet heute niemand. Die Probleme haben jedoch in den letzten Jahren massiv zugenommen – so sehr, dass die Arbeitsfähigkeit in zahlreichen Städten und Landkreisen inzwischen bedroht ist.
- Fokus: Überlastungsanzeigen
Trotz Personalaufstockungen im ASD und in anderen Fachdiensten scheinen die Überlastungsanzeigen immer mehr zu werden.
- Lesen Sie hierzu auch unseren Fachartikel „Jugendämter – Was tun bei Überlastungsanzeigen, Homeoffice, und Digitalisierungsstau?“
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Wie wir unterstützen können
Unser Team leistet Unterstützung bei
- der Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation – inkl. Personalbedarfsbemessung, Aufgabenkritik, Schnittstellenbetrachtung, Prozessoptimierung
- Fragen fachlicher Steuerung – angefangen mit den Standards der Fallsteuerung bis hin zu Kostensatzverhandlungen bzw. Weiterentwicklung der Angebote freier Träger
- Analyse der Transferleistungen
- örtlichen und überörtlichen Trägern (von kleinen kreisangehörigen Städten bis hin zu Ministerien)
Aus der Projektwerkstatt
Projektbeispiele
Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation in den Bereichen Jugend- und Sozialhilfe in einer Großstadt (2 Projekte)
Ausgangslage
In einer Großstadt wurden wir in 2 separaten Projekten damit beauftragt, die aktuelle Belastungssituation in den Bereichen Jugend und Soziales zu untersuchen. Die wesentlichen Herausforderungen waren:
- Steigende Fallzahlen und immer mehr Aufgaben durch gesetzliche Reformen
- Belastungen aus der Pandemiezeit
- Geringer Digitalisierungsgrad
- Historisch gewachsene Organisationsstrukturen, in denen immer wieder Spezialdienste und Sonderaufgaben geschaffen wurden, was langfristig die Organisation unübersichtlich werden ließ
Unsere Unterstützung
Mittels einer strukturierten Organisationserhebung und zahlreichen produktiven Mitarbeiterworkshops wurde Klarheit in Prozesse und Organisation gebracht. Die unterschiedlichen Aufgaben wurden nach Sachzusammenhang gebündelt. Standards und Schnittstellen neu definiert. Auf Basis kompakter Fallzahlen wurde je eine Personalbemessung angefertigt, die die Überlastungssituation in den entscheidenden Aufgaben abwendete und eine angemessene Ressourcenausstattung für alle Aufgaben ermöglichte.
Landkreis digitalisiert und stellt auf e-Akte um
Ausgangslage
Wie in vielen Kommunen, war auch in diesem Landkreis Leitakte die Papierakte. Dies stoß nicht allein bei jungen Mitarbeitenden auf Unverständnis, sondern führte besonders in Pandemiezeiten zu Problemen im Homeoffice.
Unsere Unterstützung
Teil der Organisationsuntersuchung wurde somit ein IT-Check, in dem die derzeit genutzten Funktionen mit den potentiell angebotenen Möglichkeiten der Software abgeglichen wurden. Wie zu erwarten klaffte hier eine große Lücke – allen voran bedingt durch fehlendes Wissen auf Mitarbeiterseite. Für die Zukunft wurde ein Fahrplan zu mehr Digitalisierung und Umstellung auf die e-Akte entwickelt.
Stadt optimiert Kostensatzverhandlungen
Ausangslage
Seitens einer Großstadt bestand der Verdacht, das vor Ort bestehende (und inzwischen jahrelang überholte) pauschale Berechnungsschema die in der Realität üblichen Sätze nicht mehr passgenau abzubilden vermochte. Die Mitarbeitenden fühlten sich jedoch der Einpreisung von z.B. Investkosten oder Abschreibungen nicht gewachsen.
Unsere Unterstützung
Auf Grundlage einer Auswertung von Leistungs- und Kostendaten für alle Hilfen, Verträge und Träger fertigten wir ein neues Berechnungsschema an, dessen Positionen leicht verständlich und in Verhandlungen schnell anpassbar sind. Die weiteren Verhandlungen wurden mit den Trägern erfolgreich begleitet und die Ergebnisse der Politik vorgestellt.
Landkreis implementiert BTHG/ Große Lösung
Ausgangslage
Folgeauftrag einer Organisationsuntersuchung im Jugendamt war die Entwicklung eines Fahrplanes für die BTHG-Umstellung.
Unsere Unterstützung
Der Fahrplan zeigte in mehreren Stufen den Umstellungsprozess auf. Er beinhaltete u.a.:
- Definition von Schnittstellen und Prozessen im Rahmen der Großen Lösung
- Ermittlung von Personal- und Qualifikationsbedarf
- Definition der Schnittstelle zum überörtlichen Träger
Landesministerium analysiert Steuerungsmöglichkeiten in der Sozialhilfe
Ausgangslage
Für ein gesamtes Bundesland sollten Best Practice Ansätze bei der Steuerung der Sozialhilfeleistungen nach dem SGB XII ermittelt werden.
Den Kontext bildeten – wie so häufig – steigende Fallzahlen, neue Aufgaben und steigende Transferaufwendungen.
Unsere Unterstützung
Den Auftakt bildete ein groß angelegtes Benchmarking in allen Landkreisen und kreisfreien Städten des Bundeslandes. Diese wurden in einigen „Vertiefungskommunen“ durch Intensivinterviews fachlich untersetzt, v.a.
- Evaluation des Fallmanagements und der genutzten Unterlagen
- Fallaktensichtungen
- Sichtung der Fachleistungsstundensätze bzw. Tagessätze
Die Ergebnisse wurden in einem öffentlich zugänglichen Bericht zusammengefasst und den Landesgremien bzw. Spitzenverbänden präsentiert.