Jugendämter – Was tun bei Überlastungsanzeigen, Homeoffice, und Digitalisierungsstau?

Die Begründungen für Überlastungsanzeigen sind in Teilen nachvollziehbar, aber die Leitung sieht sich ohne weiteres Personal vielfach außer Stande, die Überlastungsanzeigen in den Griff zu kriegen.

Fluktuation, Einarbeitung und Resilienz

Fluktuationsquoten von 30% binnen 2 Jahren sind in Jugendämtern keine Seltenheit: Schwangerschaften, Dauerkrankheiten, Pensionierungen, Wegbewerbungen haben in der Vergangenheit immer nur zu- und selten abgenommen. Die Probleme:

  • Häufige Bearbeiterwechsel: nicht selten verlängert sich eine Erziehungshilfe allein durch einen Bearbeiterwechsel um mind. 6 Monate
  • Einarbeitung wird zur Daueraufgabe: Dies blockiert einerseits die mittlere Leitungsebene; vor allem aber wird oft außer Acht gelassen, dass “nicht eingearbeitete” Mitarbeitende durchschnittlich nur 50% des Leistungspensums schaffen, wie ein volleingearbeiteter Mitarbeiter
  • Psychische Belastung: Unzureichende Einarbeitung gilt als als Hauptursache für Belastungssituationen bei neuen Mitarbeitenden. Woran erkenne ich ein Schütteltrauma bei Neugeborenen? Welche Unterlagen genau müssen bei OEG-Fällen genau beigebracht werden? Wen kann ich kontaktieren, wenn alle Inobhutnahmestellen voll sind? Alles Fragen, deren Beantwortung Berufserfahrung und gute Kenntnis der lokalen Sozialräume voraussetzt. Gesunde und vor allem beständige Teamstrukturen stärkt die Resilienz aller.

Digitalisierung und Homeoffice

Konsens besteht dahingehend, dass die tägliche Arbeit mit “mehr IT” deutlich besser vonstatten gehen könnte. Die Fachverfahren sind jedoch vielfach veraltet oder Vorlagen (aufgrund der nur geringen Personalausstattung der IT-Fachadmin) nicht aktuell. Leitakte ist vielfach die Papierakte. Gerade in Homeofficezeiten birgt dies ein massives Frustrationspotenzial (von Sicherheitslücken oder Wahrung des Datenschutzes wenn Mitarbeitende Akten nach Hause nehmen oder über ihre Privatlaptops und VPN-Tunnel auf kommunale Software zugreifen ist dabei noch gar nicht die Rede).

Standards und Prozesse für sozialpädagogisches Arbeiten

Sozialpädagogisches Arbeiten kann nur schwer in Prozessdiagrammen und Handbüchern erfasst werden. Konfliktgespräche, Fallkonferenzen oder kollegiale Beratungen wirken für Außenstehende (beizeiten auch für Teilnehmende) unnötig ausschweifend, sind aber zugleich elementarer Bestandteil sozialpädagogischer Arbeit. Wie aber kann dafür gesorgt werden, dass fachliche Arbeit für alle Beteiligten motivierend ausgestaltet werden kann?

Steigende Kosten

Steigende Fallzahlen, insbesondere auch auf dem Gebiet der Integrationshilfen und stationären Unterbringungen, sind auch weiterhin an der Tagesordnung. Es ist zu erwarten, dass die Pandemie den Kostendruck ab 2021 deutlich erhöhen wird. Fallnahe Steuerung und Fach-/Finanzcontrolling werden wieder verstärkt in den Vordergrund rücken.

KÖNNEN DIESE PROBLEME ALLE AUF EINMAL ANGEGANGEN WERDEN?

Jein. Klar ist: Sie müssen angegangen werden, aber im Alltagsgeschehen der ASD- oder Jugendamtsleitung bleibt i.d.R. keine Zeit für die Lösung all dieser Herausforderungen. Eine externe Unterstützung kann hier oft “den Knoten sprengen” , der sich in wiederholenden Überlastungsanzeigen zeigt und neue Dynamik in bereits vielfach andiskutierte, letztlich aber nie abschließend entschiedene Themen bringen.

Wo fangen wir an?

Zunächst wird eine Landkarte der Stärken und Herausforderungen in Ihrem Jugendamt gezeichnet. Hierbei geht es darum, die Leitung bzw. Mitarbeitenden abzuholen: Was genau ist die wirkliche Ursache von Überlastungsanzeigen? Ist es wirklich nur eine hohe Fallzahlenbelastung? Oder vielleicht auch eine unzureichende Einarbeitung? Veraltete IT? Chaotische Prozesse bei KWG-Hausbesuchen? Was ist die Wurzel des Problems?

UND DANN?

Festlegung der Projektziele

Wir klären: Was kann intern geklärt werden und wo Unterstützung überhaupt erforderlich ist.

Wie immer werden einige auftretende Fragen kurzfristig lösbar sein. Andere brauchen länger oder werfen weitergehende Fragen auf. Gemeinsam werden die Projektschwerpunkte festgelegt. Dabei wird auch entschieden: Welche Fragen können – unabhängig von einem Organisationsprojekt – kurzfristig geklärt werden? Was kann das Hauptamt leisten? Was kann das Jugendamt leisten? Welche Aufgaben sind durch die externe Beraterunterstützung wahrzunehmen?

Festlegung von Methoden, Beteiligten und Meilensteinen

Sollen es Interviews oder Workshops sein? Eine Auswertung interner Unterlagen oder Neuerhebung von Daten? Wer soll entscheiden, konsultiert und informiert werden? In welcher Reihenfolge und mit welchen Botschaften? All diese Punkte müssen geklärt werden. Gern unterbreiten wir hier Konzepte und Entscheidungshilfen.

Letztlich aber besteht ein Organisationsprojekt eigentlich immer aus drei wesentlichen Phasen:

 

Was kann ein solches Projekt überhaupt bringen?

Berechtigte Frage. Viele Berichte landen in der Schublade. Da ist es kein Wunder, dass sich Mitarbeitende fragen “Wozu der ganze Aufwand?”

Zunächst einmal wird die individuelle Belastungssituation nachvollziehbar objektiviert. Es wird klar, an welcher Stelle nachgesteuert werden muss und wie dies konkret aussehen kann: Welche Aufgaben genau sind betroffen und welche Art von Maßnahmen wirken wirklich? Personalaufstockung? Oder Fortbildung? Bessere Technikausstattung? Notfallplan für akute Ausfälle? Fairere Arbeitsverteilung? Konfliktmediation? Nicht alle diese Themen können über Nacht angegangen werden. Aber in allen Fällen können nächste Schritte angestoßen werden.

Um zu verdeutlichen, dass uns die Umsetzung unserer Ergebnisse eine Herzensangelegenheit ist, hier ein paar Erlebnisberichte aus anderen Projekten.

Ergebnisbeispiele gefällig?

  • Ergebnisbeispiel 1: Noch während der Ergebnispräsentation arbeitet Frau Schrader gemeinsam mit dem Hauptamt die Veränderungen in den Stellenplan des ASD ein.
  • Ergebnisbeispiel 2: Auf Basis der Projektergebnisse werden Verträge mit einem Anbieter gekündigt und neu verhandelt.
  • Ergebnisbeispiel 3: Die Vorschläge zur Aufbauorganisation wurden umgesetzt – noch bevor die Projektergebnisse offiziell präsentiert wurden.
  • Ergebnisbeispiel 4: Auf Basis der deutlichen Aussagen im Abschlussbericht werden die Budgetmittel für die dringend erforderlichen IT-Anschaffungen organisiert.
  • Ergebnisbeispiel 5: Es wird ein Einarbeitungskonzept erarbeitet und es werden die entsprechenden Weichenstellungen zur verbesserten Arbeitsplatzattraktivität gestellt. Das Gesamtpaket reicht von Veränderungen bei den Eingruppierungen/ Weiterentwicklungsoptionen etc. bis hin zu “Schnupper-Einsätzen” von Studenten örtlicher Universitäten (d.h. bezahlter Stundeneinsatz im Jugendamt für einen erleichterten Berufseinstieg im ASD).

In unseren Projekten stehen wir auch nach Projektabschluss für Fragen zur Verfügung. Auch wir wollen über die Jahre und durch die Umsetzung unserer Ergebnisse lernen und bleiben mit vielen unserer Mandanten jahrelang in gutem, oft engem Kontakt.

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Beratungsschwerpunkt

Organisationsberatung für den öffentlichen Sektor wie unter anderem die Neuausrichtung von Jugendhilfe, Sozialhilfe, Schule und Bildungswesen mit Betrachtung von Organisation, Mitteleinsatz und Stellenausstattungen.

Team

Das Team für Organisationsberatung und Jugend/Soziales besteht neben Peter Jagnow aus Stefan Schwall, Astrid Schrader und Patricia Knabenschuh und wird bei Bedarf um weitere Fachberater erweitert.

Referenzen

Typische Projektfragestellungen wie z.B. "Kreisfreie Stadt evaluiert Angebote der freien Sozial- und Jugendhilfe" oder "Großstadt optimiert Kostensatzverhandlungen" finden Sie in unseren Referenzen.