Sind unsere Hilfemaßnahmen wirksam? Setzen wir langfristig die richtigen Steuerungsimpulse für das Gesamtsystem der Jugendhilfe? Erkennen wir schleichende Entwicklungen in Fällen frühzeitig und handeln wir entsprechend?
Die Beantwortung dieser Fragen gehört zu den Kernaufgaben von Amts- und Teamleitungen in Jugendämtern. Im gefüllten Arbeitsalltag geraten sie jedoch häufig aus dem Blick. Hinzu kommt, dass vielerorts ein belastbares Datengerüst für eine strukturierte Analyse fehlt.
In mehreren Jugendämtern ist es in einem gemeinsamen Prozess gelungen, fachliche Fallsteuerung deutlich zu verbessern. Dies führte zu realen fachlichen Fortschritten und zugleich zu spürbaren Kostensenkungen in der Jugendhilfe.
Das Ausgangsproblem
Viele Entwicklungen in Jugendhilfefällen sind langfristig angelegt. Wertvolle Informationen liegen jedoch überwiegend in den Akten verborgen, häufig noch in Papierform. Eine strategische Auswertung findet im Alltag kaum statt. In Teamberatungen oder informellen Gesprächen äußern Mitarbeitende zwar fachliche Einschätzungen und “Bauchgefühle”, doch fehlen meist Zeit und analytische Ressourcen, um diese Vermutungen oder Hypothesen fundiert zu belegen.
Insbesondere Fälle, die scheinbar geräuschlos verlaufen und keine akuten Krisen zeigen, geraten mit der Zeit aus dem Fokus – selbst wenn sie fachlich stagnieren oder keine relevante Entwicklung aufweisen.
Die Folge ist, dass langfristige Dynamiken, Steuerungspotenziale und fachliche Verbesserungsmöglichkeiten im Gesamtsystem häufig unentdeckt bleiben.
Die Lösung: Eine Task Force zur gezielten Verbesserung der Fallsteuerung
Gemeinsam mit den Teamleitungen werden regelmäßig nach strukturellen Kriterien ausgewählte Akten gesichtet. Grundlage ist ein speziell entwickeltes Prüfschema, das es ermöglicht, innerhalb kurzer Zeit (in der Regel in einer Sitzung) fallbezogene zentrale Klärungen herbeizuführen, zum Beispiel:
- Welche Handlungserfordernisse bestehen aktuell, um bestimmte Fallkonstellationen fachlich in eine bessere Entwicklung zu lenken?
- Welche Fälle können kurz- oder mittelfristig beendet werden, ohne eine Kindeswohlgefährdung zu riskieren?
- Welche fachlichen Standards sollten zeitnah gegenüber Mitarbeitenden oder freien Trägern kommuniziert werden?
- Welche möglichen Kostenwirkungen ergeben sich daraus?
Wirkungen der Task Force
Die Task Force entfaltet ihre Wirkung in mehreren Dimensionen:
- Sie trägt zu deutlich einheitlicheren fachlichen Einschätzungen im ASD bei, insbesondere vor dem Hintergrund steigender Fluktuation und erhöhtem Einarbeitungsbedarf
- Sie senkt die effektive Fallbelastung, da Beendigungs- und Umsteuerungsstrategien gezielt in den Fokus rücken
- Sie ermöglicht eine fachliche Wirkungsmessung, indem langfristige Entwicklungen, Erfolge, Abbrüche und systemische Zusammenhänge zwischen Jugendamt, Familien und Trägern sichtbar werden
- Sie stärkt Motivation und Verantwortungsübernahme bei Mitarbeitenden und freien Trägern, da deutlich wird, dass Dokumentation wahrgenommen, geprüft und durch die Leitung rückgekoppelt wird
- Sie verbessert die Wirtschaftlichkeit, da Hilfen ohne relevante oder mit negativer Entwicklungsdynamik beendet oder angepasst werden können
Der gesamte Prozess wird konsensuell im Rahmen eines Coachings vereinbart und in der Regel durch die Leitungsebene beziehungsweise die Hauptverwaltung begleitet.