Erfahrungsbericht aus der Praxis – mit Fokus auf Prozessen, Aufgaben und realistische Arbeitsaufwände
Zielsetzung des Projektes: Klare Grundlagen für Personalbemessung und Aufgabenkritik
Im Zentrum des Projekts stand die Entwicklung eines nachvollziehbaren Personalbemessungstools, das auf 117 erhobenen Einzelprozessen und Aufgaben basiert. Die Prozesse wurden vollständig dokumentiert und digital erfasst. Dadurch entstand eine differenzierte Übersicht über die konkreten Aufgaben des Fachdienstes – inklusive der jeweiligen Bearbeitungszeiten und Beteiligte.
Die Personalbemessung erfolgte anschließend auf Basis dieser realitätsnahen Arbeitsbeschreibungen. Das Tool ermöglicht es der Verwaltung nun, fundierte Entscheidungen über den künftigen Personaleinsatz zu treffen – auch im Zusammenspiel mit sich verändernden Anforderungen oder strukturellen Anpassungen.
Vorgehen: Mitarbeitende einbezogen, Abläufe präzise erfasst
Die Datenerhebung erfolgte über Interviews, Workshops und Dokumentenanalysen. Alle betroffenen Bereiche und Mitarbeitenden wurden aktiv einbezogen, was sowohl die Qualität der Ergebnisse als auch die Akzeptanz im Nachgang erhöht hat.
Das Team der Jagnow-Beratung übernahm dabei die methodische Durchführung und Aufbereitung.
Die Oberbürgermeisterin bestätigte dem Projektteam von Jagnow-Beratung, eine „von gegenseitigem Vertrauen geprägte Zusammenarbeit“ und dass „die Mitarbeitenden mit der Fachlichkeit und Begeisterung der Berater mitgenommen und motiviert wurden.“ Das Projekt wurde „mit hoher fachlicher Kompetenz, großem Engagement und ausgeprägt praxisorientierter Herangehensweise umgesetzt.“ – so die Oberbürgermeisterin.
Einsatz in der Verwaltung: Konkrete Anwendung und Abstimmung
Das entwickelte Tool wird inzwischen durch den Fachdienst genutzt und mit dem Bereich Organisation sowie der Digitalisierung koordiniert. Es dient nicht nur als Grundlage für Personalentscheidungen, sondern ermöglicht auch die Überprüfung und Anpassung von Aufgabenprofilen und Zuständigkeiten auf Basis belastbarer Daten.
Einordnung: Welche Überlegungen für andere Kommunen relevant sind
Die hier beschriebene Organisationsuntersuchung zeigt, wie Kommunen ihre Strukturen systematisch analysieren können – insbesondere dann, wenn Prozesse nicht mehr transparent oder Arbeitsbelastungen nicht mehr plausibel begründbar sind. Ein externer Blick kann helfen, gewachsene Strukturen kritisch zu überprüfen und sachliche Grundlagen für Veränderungen zu schaffen.
Folgende Aspekte können dabei relevant sein:
- Bedarf nach nachvollziehbarer Personalbemessung auf Basis dokumentierter Aufgaben und Prozesse
- Wunsch nach einer vollständigen Übersicht der Kernprozesse im Jugendamt (als Schritt zur Digitalisierung)
- Erfordernis, Aufgabenprofile, Zuständigkeiten oder Schnittstellen genauer zu beschreiben
- Unklarheiten über Arbeitsverteilung, Zeitaufwand oder Prozessbeteiligung
Die beschriebenen Erfahrungen zeigen, dass eine systematische Untersuchung von Prozessen und Aufgaben dabei helfen kann, bestehende Strukturen und Arbeitsweisen fundiert zu bewerten.