Zwischen Juni und Dezember 2020 unterstützen wir ein niedersächsisches Jugendamt und ein Jugendamt in NRW, sich organisatorisch neu aufzustellen.
Überlastungsanzeigen in zahlreichen Bereichen waren der Ausgangspunkt, große Probleme bei der Personalgewinnung und der sich anschließenden Einarbeitung und die nur spärliche Nutzung der IT folgten. In einem Jugendamt war Leitungssituation nicht für alle Sachgebiete geklärt, was zu Arbeitsstaus und weiteren Frustrationen führte. Dass die Papierakte die Leitakte war, stellte sich vor allem im Zuge der Corona-Pandemie als Hindernis dar. Homeoffice konnte bislang nur in Teilen und nur auf sehr aufwendige Weise wahrgenommen werden.
Alle Mitarbeitenden einbeziehende Workshops zur Erfassung von Problemen und Hinweisen und Ideen bildeten jeweils die Projektauftakte. Anschließend wurden Aufgaben, Stellen und Prozesse erhoben und deren Optimierungsmöglichkeiten dargestellt.
Im Ergebnis wurden für beide Ämter Organisationsvorschläge, der auf optimierten Prozessen und verbessertem IT-Einsatz beruhten, entwickelt und abgestimmt. Weiterhin wurde im Ergebnis analytischer Stellenbemessungen teilweise Personalmehrbedarfe ermittelt. Die im Projekt entwickelten Einzelmaßnahmen, die auch aktuelle Anforderungen, die sich z.B. aus Covid19/Corona ergeben berücksichtigen, umfassen die Hard- und Softwarenutzung, Fortbildung, Einarbeitungskonzepte, personalwirtschaftliche Maßnahmen und Ausstattungsverbesserungen.
Abgeschlossen wurde die Projekte mit Informations- bzw. Implementierungs-Workshops, an denen alle Mitarbeitenden teilnahmen und bei denen die Dringlichkeit der Maßnahmevorschläge und ihr Umsetzungshorizont die Themen waren. Die strikte Mitarbeiterorientierung der Projekte hat zu einer hohen Akzeptanz und einer absehbaren Verbesserung der Arbeitssituation, trotz aller aktuellen Corona-Probleme geführt.