So auch in Mecklenburg-Vorpommern, wo der sich aus den Amtsgemeinden sowie einer amtsangehörigen Stadt zusammensetzende Amtsausschuss dafür entschied, eine Organisationsuntersuchung für die geschäftsführende Stadtverwaltung durchzuführen.
Gegenstand der Organisationsuntersuchung waren:
- Berechnung eines angemessenen Stellenbedarfs für alle Verwaltungsbereiche (Hauptamt, Kämmerei, Ordnungsamt, Bauamt und Baubetriebshof)
- Bewertung aller Stellen der Verwaltung nach TVÖD VKA
- Erarbeitung von Vorschlägen zur Prozessoptimierung, zur Optimierung der Aufbauorganisation
- Ermittlung von Potenzialen bei der Digitalisierung mit Blick auf
- Die Nutzung digitaler Fachverfahren
- Dem Vorhandensein geeigneter IT-Infrastruktur/ Hardware
- Der Verknüpfung mit übergreifenden Prozessen wie Einführung der e-Akte
Die Gesamt-Organisationsuntersuchung war auf mehrere Monate angelegt.
Typische Untersuchungsfelder
Alle Fachämter
- Ermittlung eines auskömmlichen Personalbestands
- inklusive Abdeckung neuer Aufgaben
- Einbeziehung von Umstellungsaufwand im Rahmen weiterer Digitalisierung (Einführung bzw. Schulungsbedarf)
- Überprüfung von Stellen- und Dienstpostenbewertungen nach TVÖD VKA
Hauptamt und Zentrale Dienste
- Digitalisierungsgrad z.B. bei der Bearbeitung von Personalangelegenheiten (e-Personalakte), Zeiterfassung oder Reisekostenerstattung oder bei Druck-, Post- und Botendiensten
- Organisation der zentralen Poststelle – z.B. Vorhandensein einer Scanstrecke für einen digitalen internen Rechnungslauf bzw. Delegation dieser Aufgabe an Dritte
- Sitzungsmanagement
Kämmerei
- Digitalisierungsgrad z.B. Umsetzung eines vollelektronischen Rechnungslaufs
- Organisation der Stadtkasse (bzw. Kreiskasse)
- Implementierungsstand des verwaltungsübergreifenden Controllings/ Kosten-Leistungsrechnung
- Organisation eines modernen Beteiligungsmanagements
- …
Ordnungsamt
- Digitalisierungsgrad bei allgemeinen Ordnungsangelegenheiten insb. Schnittstelle zur Kasse
- Organisation der Außendienste/ kommunalen Vollzugsdienstes
- …
Bauamt
- Digitalisierungsstand bei der Auswertung gebäudespezifischer Informationen oder in puncto digitaler Bauantrag
- Organisation des Gebäudemanagements
- Organisation des Liegenschaftsmanagements/ Wohnungswesens
- …
Baubetriebshof
- Digitalisisierungssgrad B. mobile Datenerfassung/Objektkontrolle oder digitale Rechnungsstellung
- Optimierung der Organisation von Spezialaufgaben wie Winterdienst oder len inkl. Beachtung des Grades der Auslagerung an Dritte
- …
Typische Ergebnisse
Organisationsuntersuchungen werden oft vor dem Hintergrund von Überlastungssituationen oder der regulären kritischen Hinterfragung historisch gewachsener Strukturen veranlasst.
Im Ergebnis der Untersuchung sind ein auskömmlicher Personalbedarf sowie ggf. erforderliche Optimierungen in der Aufbau- und Ablauforganisation ermittelt: dies unter laufender Einbeziehung von Mitarbeitenden in Workshops, Interviews, Präsentationsformaten, in denen Vorschläge gemeinsam erarbeitet und evaluiert werden.